LPDP Journey: Pengalaman Mengurus Administasi Tubel DKK

Setelah diterima beasiswa, kemudian mengatongi LoA unconditional dari kampus, what's next?  Yang ngga kalah 'seru' adalah pengurusan dokumen baik permohonan tugas belajar, SP Setneg, Paspor Dinas, Exit Permit (kalo dari sisi birokrasi). Kemudian ngurusin Surat Pernyataan (SP), termasuk juga Letter of Guarantee (LoG) dari sisi LPDP.

13 Maret 2023

Phewww!

Another phase is coming. 

Jujur agak stress mikirin beberapa bulan lagi sebelum perkuliahan dimulai. Serentetan tahapan udah dilalui pada saat ikutan seleksi beasiswa. Hari ini mengajukan permohonan tugas belajar ke kantor pusat. 

Ini udah last step!

Syukur banget dari kantor sini maupun kantor pusat, urusan per-beasiswa-an tidak dipersulit. Alurnya juga jelas seperti di atas. Kalo bingung tinggal tanya anak SDMO atau senior 😆 

Cumaaa, setelah dinyatakan lulus seleksi substansi tuh saya harus ngapain?! *bertanya kepada rumput yang bergoyang*

Akhirnya banyakin baca sini baca sana, tanya sini tanya sana tentang apa aja dokumen yang harus diurus di instansi saya. Gimana sih mekanismenya? Daripada tersesat dan ga jadi berangkat, ya ngga?

Sebuah alur perjalanan tubel~

Jadi setelah dinyatakan lulus harus ngapain? Karena ini bahas dari sisi birokrasi ternyataaa ada serentetan dokumen yang harus saya urus seperti permohonan tugas belajar, SP Setneg, Paspor Dinas, Exit Permit.

Permohonan Tugas Belajar

Pengalaman mengurus permohonan tugas belajar ini ga ribet sebenernya. Permohonan tugas belajar di instansi saya ditujukan ke Kepala Biro SDM dan Organisasi. Dokumen yang diperlukan adalah permohonan tugas belajar serta bahan pendukung seperti:

1. Fotokopi SK PNS terakhir

2. Surat Rekomendasi Rencana Belajar

3. Surat Keterangan diterima oleh instansi pemberi beasiswa

4. Surat keterangan lulus / diterima oleh universitas

5. Surat Keputusan Rektor Universitas yang dituju (apabila ada)

Selesai melengkapi surat permohonan dan lampirannya, saya minta tandatangan big boss, kemudian minta tolong TU untuk meneruskan permohonan ke SDMO. Ga tau sih ini bakal kelar berapa lama, dan setelah ini apalagi yang bakal diurus. Let's see.

Soal PK masih belum ada kabar apa-apa. Mungkin abis lebaran kali ya baru ada kabar? Let's waitt.

Selang seminggu setelah submit persyaratan, akhirnya Surat Tugas Belajar saya keluar! Diajukan tanggal 13 Maret 2023, dan suratnya keluar tanggal 20 Maret 2023. 

Wiw satset juga instansi saya, semingguan aja udah keluar suratnyaaahhh!!!

Permohonan SP Setneg

This one is kinda stressful in the beginning!

Awalnya saya ga tau kalau di instansi saya yang ngurusin ini sebenernya di unit mana. Berhubung ada perubahan di organisasi dari yang dulu diurusin sama Biro Perencanaan, sekarang untuk surat permohonan SP Setneg diurus di TU Pimpinan. Jadi harus tanya sana sini dulu biar dapat pencerahan.

Awalnya saya nanya senior yang baru aja menyelesaikan studi melalui LPDP, dan berhubung belio juga pernah dinas luar, sekalian saya gangguin aja. Saya disaranin untuk nanya ke Biro Perencanaan (Rocan).

Besoknya saya kontak nomer yang dikasih, ternyata sayang sekali, sekarang sudah bukan Rocan lagi yang urus :( akhirnya saya disarankan untuk menghubungi TU Pim. Sempet nanyain ke beberapa orang yang berbeda juga sebelumnya karena anxious wkwkwk 

PANIK WOYY INI UDAH SISA 4 BULAN LAGI SAMPE AKHIR AGUSTUSSS!!

INGIN MENAGISSS!!! HUHUHU

Dengan SKSD saya tanyain caranya ngurus SP Setneg gimana pada hari terakhir sebelum cuti bersama (18/4). Kek, dari kemarin tuh gw kemana ajaaaa woyyy!!!! Syukurnya ya, baik banget mas-mas yang ngurusin dan kebetulan satu angkatan sama senior saya di unit sini.

Rada ribetnya karena harus ngurus surat rekomendasi dari Sestama. Yaudah SKSD nyariin kontak yang ngurusin dan akhirnya surat itu dapet. Setelah suratnya dapet, dilampirkan untuk pengurusan SP Setneg bersama dokumen-dokumen lain. 

Persyaratan yang harus lampirkan untuk pengurusan SP Setneg:

• KTP
• Kartu Keluarga
• Akte Kelahiran
• Ijazah Terakhir
• Kartu Pegawai
• SK PNS
• Paspor dinas aktif (bagi yang sudah habis masa berlaku melampirkan paspor dinas lama)
• Pas foto terbaru ukuran 4x6 

Dokumen pendukung yang harus dilampirkan juga buat SP Setneg:

• Surat Tugas Belajar
• Jadwal Kegiatan
• Surat Perjanjian Tugas Belajar
• Surat Kontrak Tugas Belajar

Surat diajukan 22 Mei dan surat dari Setneg keluar per tanggal 26 Mei 2023 dan saya dikabarin tanggal 28 Mei 2023. Kurang lebih ngurus SP Setneg sampai dapet suratnya seminggu. 

Yang lama itu ngumpulin berkas-berkasnyaaa :')

Pengurusan Paspor Dinas dan Exit Permit

Pengurusan paspor dinas tidak seribet pengurusan SP Setneg karena dokumen-dokumennya udah ada, cuma harus ngurus dokumen rekomendasi dari Sestama yang makan waktu sekitar 2 hari. 

Begitu suratnya keluar saya kumpulin ke TU Pim tanggal 12 Juni 2023. Tanggal 20 Juni 2023 dikabarin paspornya udah jadiii. Namun ternyata, paspor dikeluarin tanggal 14 Juni 2023. Dua hari doang paspornya udah kelar wkwkwk

Intinya semingguan dikabarin paspornya jadi.

Teruss ini masih mau ngurus visa. 

Ceritanya masih bersambung yaaa ...